A vorbi în public și a vorbi în public bine reprezintă preocupări constante pentru oamenii de afaceri de pretutindeni, antreprenori care caută investiții, studenți care trebuie să susțină o prezentare finală la finalul anilor de studii, oameni care datorită muncii lor sunt invitați să vorbească undeva..
Și pentru că teama de a vorbi în public este extrem de populară în zilele noastre, fie că e vorba de prezentările pe care le facem la biroul cuiva dacă vrem să prezentăm un produs, fie că e vorba de prezentări unde suntem invitați ca speakeri și avem o scenă la dispoziție, fie că e vorba de ocaziile la care vrem-nu-vrem, cam trebuie să o facem (examen oral) am compus un ghid util și onest pentru următoarea ocazie (când ‘om mai ieși din casă).
Pare greu să învățăm dintr-un text cum să fim vorbitori mai buni dar tocmai de aceea nu redau aici ,,tehnici’’ preluate și traduse de prin cărți americane sau ,,x-pași’’ de făcut sau exemple care ne sunt străine ci am compus un ghid cu lecții învățate personal de-a lungul celor peste 12 ani de muncă în diferite domenii și companii, ,,pitici pe creier’’ despre care nu văd pe altcineva să vorbească (sau să observe) și desigur, elemente de etichetă de afaceri.
Aplaud deciziile unor companii pe care le cunosc de a stimula această abilitate în rândul angajaților, pentru că în final, asta se întoarce la companie. Sigur, e bine să aducem un trainer din exterior care e bun la asta dar este mai bine ca oamenii să treacă mai întâi prin exercițiul acesta în intimitatea echipei și a mediul familiar de muncă.
Să vă dau un exemplu care mi se pare foarte bun: cunosc o companie de IT, care are câteva zeci de angajați în România și care organizează organiza în fiecare miercuri niște evenimente informale, unde se adună adunau cu toții și poate unul dintre colegi sau un invitat din afară prezintă ceva. Cred cu tărie că un manager bun își dă seama că orice echipă este o comunitate în care fiecare membru ar trebui să se simtă în siguranță, astfel că orice membru al unei echipe ar trebui încurajat să se crească pe sine și mai ales, să nu-i fie rușine să vorbească, să prezinte, să se prezinte. În final, orice angajat al unei companii este un ambasador al companiei respective, nu doar oamenii care fac vânzări sau Business Development.
Deci - într-un mediu intim, complice, nimeni nu ar trebui să aibă emoții să susțină o prezentare.
Sigur, acesta e doar un exemplu pe care l-am văzut și care mi se pare bun pentru că cred că atunci când un angajat face practică în interiorul companiei, atunci va fi mai sigur pe sine și mai bine pregătit la următoarea prezentare publică sau la biroul unui potențial client, sau la următoarea conferință unde poate nu face neapărat o prezentare dar trebuie să cunoască oameni și să lase impresii bune și să facă conversație.
Practica aceasta într-un mediu sigur, în spațiul muncii în care ne prezentăm în fiecare zi (poate nu zilele astea) - are un efect incredibil asupra încrederii în sine, mai ales dacă oamenii care fac din asta o practică aleg să facă prezentări serioase, cu toate pregătirile - dar pe teme neserioase: rețeta preferată de cocktail sau o reclamă.
Sigur - nu doresc să încurajez pe nimeni să își forteze angajații să iasă din cochilie, dacă unii sunt introvertiți și preferă să stea cât mai departe de centrul atenției, că nici nu vrem ca oamenii să vină anxioși la muncă știind că ,,ââââââââââââ au de făcut o prezentare’’. Zic doar că e un exemplu bun.
Cei mai mulți oameni nu se simt confortabil să vorbească în public, poate e o teamă moștenită din timpul școlii. Ne simtim vulnerabili, expuși, apar blocaje mentale care provoacă și reactii fiziologice: ni se usucă gura sau transpirăm sau devenim moi, nu ne simțim picioarele, crește pulsul…
Dar cred că fiecare dintre noi e conștient că stările acestea se întâmplă mai degrabă înainte să înceapă prezentarea. Odată ce suntem acolo, dacă am început să vorbim, cumva prindem un ritm.. Da, poate nu facem niște prezentări care lasă oamenii inspirați și râzând dar măcar ne spunem că ,,măcar am facut-o si pe asta, am trecut si prin asta - și data viitoare va fi un pic mai bine’’.
Și tocmai asta e rețeta. Să repetam situația aceasta și expunerea aceasta, până când ne obișnuim. Când se întâmplă o dată la câțiva ani să facem o prezentare, anxietatea respectivă e enormă. Dacă ar trebui să o facem săptămânal, cumva ne-am obișnui. Dar din nou, practica asta ar trebui să fie - mai ales la început - într-un mediu sigur.
În cazul prezentărilor nereușite, pe care le simțim imediat - problema nu e materialul prezentat - (ok, poate nu se aplică la cei care fac stand-up comedy) - ci emoțiile, blocajele, lipsa interacțiunii cu publicul.
Totul incepe de la mindset, de la modul de gândire, de la confortul psihic. Trebuie să trecem mai întâi peste bariera asta și abia apoi să creăm un schelet pentru prezentare, abia apoi să ne pregătim materialul, abia apoi să ne călcăm cămașa aceea pentru prezentare.
Cum facem deci?
E adevărat că e greu. ,,La tăț’ ni-i greu!’’
Dar ar trebui să vedem fiecare prezentare ca pe o oportunitate care ne este oferită, nu ca pe o povară. Sigur că e greu să ne controlăm și să ne uităm la lucruri diferit când ne crește pulsul și ne ia cu transpirații. Chiar dacă rațional știm ce avem de făcut și de spus, emoțional, s-ar putea să fim ,,varză’’.
În primul rând, dacă vorbim de o prezentare în fața unor oameni, poate pentru a ne prezenta munca sau a vorbi despre o companie, un produs, o cauză, atunci e o oportunitate să deschidem oamenilor mintea, să le spunem ceva nou și mai ales - e o oportunitate să ne aducem aminte că dacă cineva ne-a oferit șansa asta, e poate pentru că ne pricepem la ceva, poate merită să ne facem munca cunoscută.
Dacă compania ne trimite să facem o prezentare la un potențial client - poate este pentru că ne pricepem cel mai bine, cineva ne acordă încrederea că acolo unde mergem, putem face treabă bună.
Dacă vorbim de o ocazie în care suntem forțați, pentru că trebuie, atunci ar trebui tot așa să privim lucrurile - avem de făcut o singură prezentare, una singură, pentru că trebuie, ca un examen oral - atunci hai să fie aia singura și cea mai bună prezentare posibilă.
E o oportunitate.
Trebuie să ne schimbăm perspectiva asupra viitoarei prezentări: este o povară care ne stă pe creier sau este, dimpotrivă, o oportunitate pe care abia o asteptăm pentru că se poate transforma în ceva bun? Pentru noi, pentru compania pentru care lucrăm..
Și atunci cum facem?
Exersăm și încercăm să prevedem tot ce trebuie acoperit, toți pasii, toate lucrurile la care nimeni nu se gândește. Ne pregătim totul astfel încât să pară improvizat pe moment și natural dar desigur ca noi ne facem temele acasă și cu cât ne facem mai bine temele, cu atât grijile noastre vor fi mai mici asupra turbulențelor potențiale din timpul prezentării.
Factori si aspecte:
TIMPUL
Este important de reținut că timpul oricui este prețios, așa că ar trebui să ne încadrăm în timp cum se cuvine. Dacă avem o prezentare în cadrul companiei pentru care lucrăm, gen un raport pe anul trecut, o nouă strategie, ș.a.m.d., - să nu ne întindem peste timpul alocat. Nu facem două ore sa fie 2:40. Lumea o să ne urască din tot sufletul. De ce? unii vor la țigară, alții vor la mâncare, dar indiferent de motiv - dacă oamenii s-au pregătit sufletește pentru două ore, atunci nu-i ținem mai mult de două ore.
De asemenea, dacă prezentarea este una ne-forțată, în sensul ca oamenii au plătit să le prezentăm ceva, sunt interesați, au întrebări - e bine să le dăm mai mult timp decât am propus - cu acordul tuturor, evident. Adică, după ora precizată e în regulă să menționăm că cine dorește, poate pleca. Ideal este să terminăm cel puțin la ora indicată, niciodată mai devreme. Aș aplica asta în orice situație unde oamenii plătesc pentru timp: o consultație cu un avocat, cu un pshiholog, o oră de pilates, s.a.m.d. - clientul are dreptul la toată ora dacă plătește pe oră. Să-i dăm doar 50 de minute dintr-o oră, pentru că trebuie să ne schimbăm sau să ajungem în altă parte, etc. - nu cade bine. Sunt niște ,,finețuri’’ la care oamenii țin.
Si apoi, timing-ul sau sincronizarea contează în egală măsură. Asta ține de abilitatea aceea care pare naturală la unii oameni, de a spune exact ce trebuie când trebuie, de a livra o replică la momentul potrivit și de a se opri pentru o mică pauză exact la momentul potrivit, ca să lase replica să ,,se așeze’’.
Un exemplu excelent este fostul președinte american, Barack Obama, vorbitor talentat (desigur, cu ajutorul unei echipe întregi de consilieri) care pare să aibă o abilitate naturală în a livra un discurs cu umor la fostele evenimente anuale - White House Correspondents Dinner, unde președintele și presa se ,,atacau’’ reciproc, cu insulte împachetate amuzant.
Există desigur, un număr de oameni care fac stand-up comedy la nivelul de artă și pe care-i recomand nu doar pentru materialul excelent ci și pentru a învăța de la ei - dacă ne uităm cu un ochi de observator - felul în care își livrează materialul (Dave Chapelle, Ricky Gervais, Chris Rock).
Ca să deținem controlul perfect într-o prezentare, trebuie să știm să măsurăm timpul fără să pară că măsurăm timpul. Trebuie să ne dezvoltăm un fel de radar pentru asta. Chiar și când luăm o pauză pentru că cineva întreabă ceva în mijlocul prezentării, trebuie să fim în alertă într-un fel, ca să știm cât putem să ne întindem cu răspunsul. Să știm când să terminăm și să atenționăm publicul asupra timpului ne pune într-o poziție de putere, pentru că evităm deraiajul. Pentru că dacă timpul trece fără să ne dăm seama și ne mai întreabă cineva ceva și apoi altcineva și apoi cei doi incep să se contrazică între ei, apar și alții, și tot asa, și nu ne mai aude nimeni și apoi ne găsim în situația în care trebuie să ridicăm vocea ca să facem liniște și ca să putem relua de unde am ramas, ne pierdem imediat credibilitatea. Sigur, nu totul decurge conform planului, la minut, dar de aceea trebuie să prevedem momentele acestea neprevăzute și să le încorporăm în programul nostru.
Concret - ce putem face:
Montăm un ceas mare pe perete în spatele publicului, pe care doar noi să-l vedem permanent dacă se poate.
Sau - mai sigur - ne facem un program clar al prezentării și ne împărțim programul în secțiuni de câte o oră sau un sfert de oră sau jumătate de oră, etc. Și apoi ne învățăm programul respectiv ca pe cea mai dragă rugăciune. E responsabilitatea noastră să știm exact unde ar trebui sa fim cu prezentarea, în ce moment. Dacă aș avea o prezentare de o oră de la opt la nouă, dacă ne întreabă cineva la ce aspect din prezentare ar fi trebuit sa ajung la ora 8:35, ar trebui să fiu în stare să spun exact cam despre ce ar trebui să vorbesc la momentul respectiv.
Sigur, uneori putem să și improvizăm, în funcție de cât exercițiu avem, în funcție de statutul profesional, în funcție de context, sigur, dar de obicei când improvizăm avem tendința să ne umplem discursul cu ceva pe moment, ca să tragem de timp. La unii politicieni asta se vede imediat când divaghează și răspund la cu totul alte întrebări decât cele întrebate. În plus, improvizația într-o prezentare poate scoate la iveală lene, nesiguranță ori pur și simplu incompetență. Cel mai sigur e să avem temele făcute și să fim siguri pe noi și pe eforturile noastre de până atunci.
SPAȚIUL
Spatiul este locul nostru de joacă. Orice cântăreț cu momente live bune de obicei face coregrafie, are dansatori, are recuzită, momente-surpriză, dansează cu șerpi, etc.. Motivul pentru care momentele acestea live arată așa cum arată este exercițiul. Se fac repetiții peste repetiții ca totul să pară ușor dar și ca să nu se întample accidente, să nu primească nimeni un cot în față.
Și repetițiile acestea ar trebui să le facem înaintea oricărei prezentări, special ca să știm elementele la care nu se gândește nimeni dar care, atunci când se ivesc, sunt observate de toată lumea.
Spre exemplu, dacă organizăm un eveniment, trebuie să știm cât de lungă și cât de lată e scena.
Trebuie sa știm unde sunt reflectoarele, dacă avem, cât de puternică e lumina și cum cade. Indiferent de cât de mult muncim la o prezentare - dacă ne arată cineva o filmare cu noi ținând o prezentare în timp ce lumina puternică scoate în evidență ba un început de chelie (care e perfect natural, nu judecăm), ba niște straturi extra de fond de ten, ba sutienul care se vede impecabil prin bluza aia faina pe care ne-am ales-o pentru prezentare.. nu o să ne mai putem gândi la altceva. Indiferent de câte felicitări primim după, o să ne macine numai imaginea aceea cu lumina care nu ne-a pus într-o lumină bună.
Dupa lumină, trebuie să avem grijă și de restul încăperii și să ținem cont de acustică, de temperatură, de așezarea celor invitați la prezentare, de curătenia spațiului. Trebuie să fim siguri că putem fi auziti, de fiecare din sală. Trebuie să fim siguri că oamenii nu sunt deranjați de temperaturi pentru că dacă îngheață sau transpiră de cald, nimănui nu o să-i mai pese de rapoartele și graficele noastre și de toata munca noastră.
Trebuie sa știm exact câți oameni vor fi și cum vor fi așezați.
Trebuie, de fapt, sa depunem eforturi suplimentare să facem lucrurile cât mai confortabile pentru public așa că e bine să verificăm spațiul înainte și să încercăm să replicăm exact condițiile prezentării.
Concret
Încercăm scaunele să ne dăm seama cât sunt de confortabile și dacă sunt confortabile pentru două ore sau mai mult, dacă e o prezentare mai lungă? Au oamenii loc să-și pună coatele sau o să se bată pe mânere ca în avion? Au loc să-și întindă picioarele? Au loc să-și așeze o geantă, un pahar cu apă pe lângă scaun sau trebuie să se descurce cu toate în brațe și cu paharele de apă pe sub scaune? (care mai cauzează și accidente). Au oamenii loc să treacă printre rânduri sau trebuie să se frece de cei care sunt așezați?
De asemenea - ar trebui să ne așezăm prin toate colțurile și să încercăm să detectăm dacă e vreun curent de aer deranjant. Unii oameni chiar simt curentul.
Ar trebui să verificăm dacă cei așezați mai aproape de ușă ar putea fi deranjați de deschiderea ușii care dă spre încăpere.
Din nou - finețuri.
Dar dacă nu ne gândim la elementele acestea, ele vor apărea și vor ciobi un pic dintr-o prezentare la care poate am muncit.
Dupa verificarea condițiilor prezentarii, trebuie să avem în vedere și estetica spatiului.
Câteva exemple de elemente pe care le-am remarcat și pe care mi le-am notat, la diferite cursuri și prezentări la care am fost: cuier mic, care se umple cu haine, prea aproape de ecranul pe care e proiectat suportul de curs. Strică vizual dar și distrage în momentul când un participant din public pleacă în mijlocul prezentării și trebuie să își ia haina din cuier. La fel și coșurile de gunoi puse în față, lângă spațiul prezentării sau sticle de băutură și farfurii puse pe masă la vedere, în raza prezentării: toate ar trebui să se afle undeva în spate.
Am mai văzut elemente decorative asiatice, rămase în sală și prinse de pereți, la o prezentare la care am fost, despre brand-ing personal (o prezentare care nu avea nicio legătură cu Asia). Erau acolo pur și simplu de la un alt eveniment.
De asemenea, aglomerarea de materiale de prezentare a diverșilor sponsori, parteneri sau participanți: dacă aceste materiale trebuie să apară într-o încăpere, atunci trebuie avut în vedere măcar un pic de simetrie.
Toate astea conteaza și pentru fotografiile de dupa, cu siguranță.
Si din nou, sunt poate niște detalii, poate oamenii în general nu observă lucrurile acestea și nu se vor gândi niciodata la asta. Dar dacă noi putem să avem grijă, înainte ca măcar să apară oportunitatea ca cineva sa fie deranjat de elementele acestea - tare bine ar mai fi! j
PREZENTAREA
Ce purtăm?
Mâncăm înainte?
Un pahar de vin ca să ne calmăm?
Nu există indicații de generalizat dsr esența este că fiecare prezentator trebuie să fie confortabil în pielea sa.
E bine să purtăm ceva în care avem încredere și care nu ne creează dubii. Dacă avem dubii în legătură cu lungimea fustei, să nu mai purtăm fusta aia. Dacă avem îndoieli cu privire la orice ținută, ori remediem ori nu mai purtăm deloc ținuta respectiva (bine, adică purtăm altceva, nu mergem dezbrăcați), ca să nu ne tenteze să ne tot gândim la asta, pe parcursul prezentarii (,,mă intreb dacă se vede ca mi-am călcat camașa doar la manșete și pe partea din față’’). Dacă voiam să încercăm pantofii aceia noi la prezentare, să nu-i încercăm.
Apoi - ar trebui să ne alegem ținuta astfel încât să arate respect ocaziei. Am participat la destule evenimente în mediul de afaceri românesc la care am văzut invitați pe scenă, la conferințe, îmbrăcați total neadecvat (pantofi sport, jeanși, rochii mult prea scurte). Arată ca un amalgam de prost-gust și gusturi proaste să vedem o mână de oameni pe scenă, reuniți sub tema aceleeași conferințe, fiecare îmbrăcat cu ce pare că a scos din dulap dimineața: unii la costum, alții de parcă abia așteaptă să meargă la o terasă. Dacă participanții la un eveniment plătesc să participe (și chiar dacă evenimentul e gratuit), se cuvine să facem un efort și să ne ridicăm la nivelul ocaziei.
E recomandat să purtăm ceva știut, purtat, verificat și mai ales, probat prin casă cu câteva zile înainte, în caz că ar fi ceva de curățat. Probăm toată ținuta, inclusiv cu lenjeria pe care aveam în gând și cu ciorapii și tot ce aveam de gând să fi purtat. Și da, merită să petrecem câteva minute să ne gândim la asta și să ne așezăm totul frumos pe umerașe cu o seară înainte.
Apoi - facem o ultimă verificare în oglindă, înainte de momentul începerii, ca să ne asigurăm că nu avem nimic printre sau pe dinti, că avem fermoarul inchis, că nu avem vreun fir de la ciorap dus, că totul arată așa cum ar trebui.
Când ținem o prezentare, indiferent de cât de bine muncită este, e suficient să existe un singur element nelalocul său, ca atentia oamenilor sa fie pierdută pentru cateva secunde (niște ruj pe dinți sau niște patrunjel, sau nasturele din dreptul buricului desfăcut..). Chiar dacă cei care participă în public la o prezentare sunt conștienți că probabil a fost un accident, chiar dacă știu că e uman și i se poate intampla oricui, atenția tot va fugi acolo pentru cateva secunde. Și s-ar putea să apară și niște comentarii malițioase după.
Mai departe, un aspect esențial în orice prezentare reușită, indiferent de ce forma ia asta, e să interacționăm cu publicul: facem o glumă, întrebăm lucruri, provocăm oamenii, cerșim aplauze la final fără nicio jenă dacă e un mediu prietenos și ne permitem, etc. Chiar dacă nu avem niciun material de prezentare și improvizăm, oamenii își vor forma o impresie bună asupra prezentarii dacă finalul prezentarii îi găsește râzând sau dacă le devenim pur și simplu simpatici pe parcursul prezentării. Oamenii sunt oricând pregatiți să fie iertători și indulgenți dacă le devenim simpatici.
Și ca să facem asta, trebuie să stabilim o legătură cu ei.
Chiar și în cea mai serioasă prezentare de raport financiar negativ de la finalul unui an, e bine să nu fim clinici (chiar dacă cifrele sunt catastrofale). Chiar dacă se impune o seriozitate în prezentare, putem să aducem o latură umană, măcar la final, să facem o încheiere în care ne spunem părerea și eventual regretele, poate niște cuvinte de încurajare. Când avem de făcut o prezentare pentru un client, care se poate transforma într-o vânzare, din nou, e bine să aratăm un pic de transparență, să arătăm încredere în munca noastră pentru prezentarea respectivă. Dacă se întâmplă vreun accident, ceva nu merge, facem o glumă despre asta, atragem atenția în alt mod, arătăm că e în regulă, că avem încredere ca publicul e înțelegător.
Singura recomandare aici ar fi totusi să nu luăm publicul ,,de fraier’’. Să nu încercăm să aplicăm metode americane din anii ’80 pentru interacțiunea cu publicul, gen ,,are sens?’’ ,,Toată lumea mâinile sus dacă mergeți la culcare seara și vă treziți dimineața.. ‘’. Să nu încercăm să interacționăm cu publicul în mod forțat, punând întrebări peste întrebări și reformuland până când cineva din public răspunde în felul în care am vrut noi, ca să pară că toată situația asta în care am dat noi un răspuns extraordinar s-a întamplat așa, instant.
Reținem totuși că evităm să intrăm în dezbateri agresive cu publicul și nu ne ,,ofticăm’’. Oricând și oriunde în lumea asta e cineva care știe mai multe decât noi într-un anumit domeniu. Uneori, persoana respectiva s-ar putea sa fie chiar parte din public. Dacă primim întrebări dificile sau capcane, e recomandat să nu ne lăsăm prinși în asta și să rămânem la planul inițial. De multe ori, dacă cineva din public ne provoacă, nu știm cum vom reactiona, poate ne enervăm, poate ne înroșim, poate ne iese un copăcel de vene pe frunte. Si subtilitățile acestea sunt percepute imediat. Să nu acceptăm să fim puși în situația asta. Mai bine recomandăm persoanei care ne pune bețe în roate să discutăm la final. Și dacă nu știm să raspundem la ceva, e în regulă să admitem asta în loc sa ne umplem discursul cu informații irelevante. Dar ca să nu ne ciobim din imagine și să nu stricăm bunătate de prezentare, e în regulă să zâmbim, să adaugăm un compliment de genul ,,imm, foarte bună intrebarea, chiar nu m-am gandit la asta’’ sau ,,uite, chiar m-ai pus în dificultate dar o iau ca pe o provocare să-ți găsesc un răspuns satisfăcător până la finalul programului ‘’.
Pe de altă parte, mai sunt oamenii aceia care pun multe întrebari ca să ,,se afle în treabă’’, deși toată lumea știe raspunsul. Oamenilor acelora le place sa fie în centrul atenției și subconstient, nu pot accepta că altcineva este, chiar și când scopul prezentării este cunoscut dinainte. Poate chiar au dat bani ca să fie acolo dar nu se pot abține.
Și la fel sunt și oamenii care vin de acasă cu un set de întrebări la care vor să afle răspunsul pentru că îi ajută pe ei și doar pe ei și nu mai lasă loc altora, iau ostatică toată prezentarea și ceilalți se enervează și își dau ochii peste cap.
Putem avea tot felul de oameni într-un public, care să pună probleme prezentării pregătite dar important este sa controlăm situația într-un mod calm. Îi identificăm ușor, nu ne dăm ochii peste cap și nu dăm curs invitației lor de a ne pune într-o lumină proastă și nici nu încercăm noi să-i punem într-o lumină proastă. Să nu uităm că atunci când ținem o prezentare avem autoritate peste acel interval de timp și putem oricând să mutăm conversația (,,ar fi fain de dezbătut dar nu este timp acum / mi-ar placea sa continuam ..dar…’’).
Apoi, chiar trebuie să livrăm. Chiar trebuie să ne știm materialul. Dacă pică curentul, dacă se strică laptopul, dacă se întâmplă ceva, asta nu justifică eșecul unei prezentări. În postura de prezentatori, trebuie să ne cunoaștem materialul atât de bine, încât să știi să vorbim și să comentăm și să dezbatem pe el și pe intuneric și fără slide-uri și fără orice fel de suport vizual. Și trebuie să înțelegem materialul mai departe de discursul prezentării astfel încât să fim în stare să ne oprim dacă e cazul și să oferim explicații suplimentare. Să nu lăsăm nimic neacoperit.
Recomandări:
1. Să nu purtăm alte bijuterii în afară de cele de bază (un ceas, verigheta, poate niște cercei mici). Să nu purtăm lanțuri sau șiruri de brățări zgomotoase (pentru femei). Altfel, nu o să ne dăm seama, dar ne vom juca cu bijuteriile fără să vrem. Daca e un ghiul, dacă e un ,,colier-statement’’ din acela lung, sigur vom ajunge, fără să vrem, să ne agățăm de ele dacă avem emoții.
2. Evităm să purtăm pantaloni cu buzunare. Dacă știm că ne plac buzunarele și ne petrecem o bună parte din timp cu mâna în buzunar, sigur vom face asta și în timpul prezentarii, pentru că ne oferă confort și protecție și tindem să ne agățăm de locul acesta ascuns în timp ce suntem expuși unui public. Și în timpul unei prezentari în mediul de afaceri, o mână în buzunar coboară nivelul de formalitate când poate nu se cuvine. Sigur, arată bine, ca și o țigară în mână dar nu DĂ bine.
3. Dacă evenimentul ne permite să vorbim în fața unor oameni stând pe un scaun, evităm să ne așezăm fix așa cum ne vine. Este o dovadă de respect față de corpul nostru, față de imaginea noastră, și desigur, față de cei care ne ascultă - să ne păstrăm o postură adecvată și politicoasă. Deci - nu ne trântim în scaun, nu ne ,,lăfăim’’ în scaun, nu ne aruncăm brațele pe spătar și toate mânerele, nu stăm larg-crăcănați și evităm să ne așezăm glezna unui picior peste genunchiul celuilalt picior. Există oarece reguli pentru o postură corectă când suntem așezați (ar trebui să evităm în totalitate să stăm ,,picior-peste-picior’’ iar spatele nu ar trebui să atingă niciodată spătarul) dar dacă nu urmăm regulile acelea de etichetă, atunci măcar ar trebui să nu arătăm ca și cum desconsiderăm evenimentul și ca și cum abia am catadicsit să participăm.
4. Când explicăm ceva și stăm cu fața către sală, dacă avem de indicat vreo direcție e bine să o facem după orientarea publicului. Spre exemplu, dacă vorbim de o creștere economică și facem un gest care arată asta - de la stânga la dreapta - pentru că ca așa am avea tendința, e mai bine să avem grija să facem gestul acesta în mod invers pentru noi, astfel încât să fie mai pe confortul publicului. Suntem obișnuiți cu texte de la stânga la dreapta iar când explicăm ceva cuiva și vrem ca persoana respectivă să vizualizeze ceea ce vrem sa explicăm, e bine să facem lucrurile cât mai ușoare astfel încât persoana respectivă să vizualizeze lucrurile pe care le explicăm. Mai ales dacă avem un slide proiectat pe perete care arată un grafic de la stanga la dreapta și noi vorbim pe graficul respectiv și arătăm către sală un gest dinspre dreapta spre stanga publicului, pentru că așa vizualizăm noi - putem crea confuzie.
5. Suportul vizual e doar suport vizual, nu e tot textul! Când facem un slide în powerpoint, că asta e metoda cea mai des folosită, trebuie să avem grijă să nu canibalizăm atenția. Adică: dacă punem într-un slide tot textul și noi doar recităm pe lângă, oamenii prima dată se vor uita la slide, vor citi de acolo și abia apoi își vor îndrepta atenția din nou la ceea ce spunem.
Neintenționat, oamenii acolo se duc cu privirea imediat. Ca să evităm să se întample asta, ar trebui să punem pe fiecare slide doar o imagine sau câteva cuvinte-cheie, să subliniem câteva cuvinte care vor aparea și în discursul nostru și atât.
6. Când facem o prezentare, trebuie să ne știm materialul atât de bine și să fi exersat prezentarea atât de bine încât să nu fie nevoie să ne uităm pe suportul vizual, chiar dacă se află pe laptopul din fața noastră. Ideea e că dacă stăm undeva în față ca să prezentăm și avem un ecran cu suportul nostru vizual proiectat pe peretele din față, să nu ne tot întoarcem cu fața sau cu totul către imaginea proiectată, ca să ne amintim ce trebuie sa spunem. Trebuie să fim în stare să nu întoarcem către perete și să știm exact ce apare pe perete.
Un exemplu de ,,așa-nu’’: am participat la un seminar unde au vorbit trei speakeri, fiecare despre un aspect diferit al brand-ing-ului personal în afaceri.
Primii doi au vorbit clar despre niște lucruri de bun-simț pe care oarecum toată lumea le știe dar când sunt impachetate profesionist, parcă ne atrag atenția din nou, ne rămân sădite cumva. Când a terminat și al doilea speaker, am făcut o pauză, s-a stat la discuții, deja trecuseră vreo două ore de la începutul seminarului și atmosfera la momentul acela de pauză era clar una mai caldă, în sală, decât la inceput.
A venit organizatorul, a făcut introducerea celui de-al treilea speaker, după cum o făcuse și pentru primii. Dar - în timp ce pentru ceilalți speakeri introducerea fusese rezumată la o frază spusă în 15-20 de secunde, pentru cel de-al treilea a durat aproape două minute recitarea unui text despre tot ce făcuse și cu cine a lucrat și cine era domnul respectiv. Asta a ridicat standardele pentru prezentare dar și niște sprâncene.
Prima impresie nu a fost favorabilă pentru cel de-al treilea speaker: nu era deloc îmbrăcat potrivit spre deosebire de ceilalți doi. Avea o cămașă dintr-un material foarte subtire și nu era necesar ca în lumina care cădea puternic pe el, să vedem mocheta de pe piept printre altele. Plus că prin comparație cu ceilalti doi, s-a adâncit și mai tare fisura asta de imagine. Detaliul acesta și intoducerea mult prea lungă clar ar fi fost uitate imediat dacă ar fi avut o prezentare reușită dar nu a avut.
În primul rand, nu se știe de ce, dar telecomanda pentru schimbarea slide-urilor a încetat să funcționeze, temporar. Când se întâmplă asta, trebuie să putem trece peste, arătând că suntem la fel de pregătiți și fără suport vizual. Asta arată că ne cunoaștem materialul atât de bine încât suportul acela vizual e doar un suport vizual pentru public. În mod normal așa ar trebui sa fie. Noi, în postura de prezentatori, aducem un powerpoint, grafice, postere - pentru public, nu ca să ne ajutăm noi pe noi înșine să recităm ceva.
Faptul că se blocase telecomanda l-a enervat cumplit pe om și asta s-a văzut imediat: vorbea cu cei care încercau să repare, mai vorbea cu publicul, se ,,lungea’’, încerca să improvizeze stând în așteptare, nu-și găsea ideile și tot stătea pe lângă organizatori să rezolve, se uita în spate încercând să-și aducă aminte ce voia să spună sau măcar să-și dreaga ritmul. Devenise clar că omul nu era pregătit pentru asta și că nici măcar nu își știa începutul materialului, ca să o ia înainte, până ar fi rezolvat cei din spate.
Bine, după vreo cinci minute, după ce a fost rezolvată problema, a ținut o prezentare în care a citit tot de pe ecran și a încercat să explice pe alocuri cam ce era scris pe fiecare slide. A încercat în foarte puține cuvinte extra, pentru că a avut fix șase slide-uri, fiecare cu text din stânga-sus până în dreapta-jos. Deci a citit de pe fiecare și a explicat vag ceea ce tocmai citise. Bine, a mai avut și nenumărate greșeli de redactare care au sărit în ochi imediat pentru că, efectiv, publicul citea odată cu el textul de pe ecran. Pe deasupra, a intrat într-o contra-argumentare cu o doamnă din public care nu era de acord cu el..
Nasol!
7. Evităm să plictisim, prin folosirea unor fraze lungi despre care nimeni nu știe cum au început, evităm să folosim numere foarte specifice, statistici și evităm să lungim explicațiile unor procese din spatele rezultatelor pe care le avem în vedere (dacă avem un slide cu grafice și statistici, nu mai contează cum am ajuns să calculăm cifrele respective. Dacă oamenii deja văd informația de pe ecran vor să știe despre informația respectivă, nu despre ce e mai sus de asta). În schimb, putem folosi expresii care atrag oamenii. Indiferent de natura unei prezentări, oricât de plictisitoare ar fi, participanții vor fi recunoscători să li se explice lucrurile ,,omenește’’, poate cu o notă de umor, poate folosind expresii precum ,,vă invit să verificăm impreuna imaginea asta..’’, folosind exemple (poate chiar personale), folosind comparații, analogii, povestioare, invitându-i să-și aducă aminte de ceva din trecut sau să-și imagineze viitorul.. Sunt multe cărți pe tema strategiilor de prezentare dar cel mai important este să ne amintim că contează mai mult felul în care îi facem pe participanți să se simtă decât cât de bine am tăiat noi sarcina asta de pe lista proprie. E despre ei, nu despre noi.
8. Cel mai important - să răspundem oamenilor înainte ca ei să pună întrebările - DACĂ nu s-a făcut nicio introducere pentru noi în prealabil. Adică: ne prezentăm la începutul discursului, menționăm motivul pentru care suntem acolo, explicăm oamenilor tema, structura prezentării (,,vom trece prin asta, vom continua cu, vom încheia cu partea …’’) și intervalul orar și menționăm dacă va fi vreo pauză, menționăm un contact la care putem fi găsiți dacă e cazul, menționăm dacă urmează să trimitem un suport de curs ulterior, ca oamenii să nu fie presați să își noteze ceva (mai sunt din aștia - EU!) și menționăm dacă e cazul să avem un interval dedicat întrebărilor sau dezbaterilor la final.
- Numele meu este și sunt aici ca să ..
- Scopul meu astăzi este să .. / Vom vorbi despre…
- Voi dezvolta … teorii / părți / capitole / …
- Primul va fi ../ Al doilea va fi… și vom încheia cu ..
- Totul va dura … și vom lua o pauză de … la …
- Vă rog să mă intrerupeți oricând dacă aveți vreo întrebare / Mă voi bucura să păstrați întrebările pentru final..
- Nu e nevoie să notați ..
- Bun, vom începe cu..
…..
- Asfel închei prezentarea mea de astăzi …
- Dacă e să facem un rezumat …
- Sugerez … / Recomandarea mea este să ..
- În concluzie, aș vrea să rămânem cu următoarea idee…
- Dacă aveți întrebări / Voi avea grijă să trimit ulterior materialul..
Comments